Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist die im Impressum genannte Stelle.

2. Hosting

Diese Website und die Anwendung werden auf Servern in Deutschland betrieben. Mit dem Rechenzentrumsbetreiber besteht ein Vertrag über die Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

3. Server-Logfiles

Beim Aufruf dieser Website werden automatisch Informationen erfasst, die Ihr Browser übermittelt: Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, verwendeter Browser und dessen Version, Betriebssystem, Referrer-URL und IP-Adresse. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; das berechtigte Interesse liegt im sicheren und störungsfreien Betrieb. Die Protokolle des Webservers werden nach 14 Tagen gelöscht, die Zugriffsprotokolle der Anwendung nach 90 Tagen.

4. Hochgeladene Dokumente

Für die Prüfung laden angemeldete Nutzerinnen und Nutzer Gefahrgut-Deklarationen als PDF hoch. Diese Dateien können personenbezogene Daten enthalten, etwa Namen und Kontaktdaten von Versendern, Empfängern und unterzeichnenden Personen.

Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zum Zweck der Prüfung des Dokuments.
Die hochgeladene Datei wird für die Prüfung im Arbeitsspeicher verarbeitet. Anschließend bewahren wir das geprüfte Dokument 30 Tage lang auf, damit gemeldete Prüfergebnisse nachvollzogen und die Prüfregeln verbessert werden können; danach wird es automatisch gelöscht. Zugriff hat ausschließlich die Administration des Anbieters, und jeder Zugriff wird protokolliert. Auf Verlangen löschen wir aufbewahrte Dokumente sofort.
Für Dokumente aus der öffentlichen Probeprüfung gilt dasselbe mit einer kürzeren Frist: sie werden 7 Tage zur Qualitätssicherung aufbewahrt und danach automatisch gelöscht. Zu diesen Prüfungen speichern wir weder Dateinamen noch Konto, Firma oder IP-Adresse; sie lassen sich keiner Person zuordnen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — unser berechtigtes Interesse an der Richtigkeit der Prüfung.
Eine Weitergabe an Dritte findet nicht statt.
Es findet keine automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung im Sinne des Art. 22 DSGVO statt. Das Prüfergebnis ist ein Hinweis; die Verantwortung für die Deklaration verbleibt beim Versender.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) und, soweit Sie als Auftrag- geber personenbezogene Daten Dritter einbringen, Art. 28 DSGVO. Für den geschäftlichen Einsatz schließen wir mit Ihnen einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

5. Nutzerkonten, Prüfhistorie und Protokollierung

Für den Zugang zur Anwendung speichern wir Firmenname, Ansprechpartner, E-Mail-Adresse als Anmeldekennung, einen Passwortnachweis (Hashwert, kein Klartext) sowie den Zeitpunkt der letzten Anmeldung.

Zu jeder durchgeführten Prüfung halten wir Zeitpunkt, Dateiname, Seitenzahl, Prüfergebnis, Anzahl und Art der Beanstandungen sowie die betroffenen UN-Nummern fest. Diese Aufzeichnung ist die Grundlage der Auswertung, die Ihnen im Kundenbereich zur Verfügung steht. Das geprüfte Dokument selbst wird für die in Abschnitt 4 genannte Frist aufbewahrt und danach automatisch gelöscht.

Anmeldevorgänge, Kontoänderungen und Löschvorgänge werden protokolliert. Diese Protokollierung dient der Nachvollziehbarkeit und der Abwehr unberechtigter Zugriffe. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für Konto und Prüfhistorie sowie lit. f für die Protokollierung.

Auf Verlangen löschen wir Konto und Prüfhistorie. Wahlweise entfernen wir ausschließlich den Personenbezug — Namen, Adressen, Dateinamen und IP-Adressen — und behalten anonyme Zählwerte, oder wir löschen sämtliche Daten vollständig. Die Auswertung zeigt jeder Person ausschließlich die eigene Arbeit; einen Leistungsvergleich zwischen Mitarbeitenden gibt es nicht.

6. Cookies

Wir setzen ein technisch notwendiges Sitzungscookie, das Ihre Anmeldung aufrechterhält. Es enthält keine Werbe- oder Trackingkennung und wird nach Ablauf der Sitzung ungültig. Eine Einwilligung ist hierfür nach § 25 Abs. 2 TDDDG nicht erforderlich. Analyse- oder Marketing-Cookies setzen wir nicht ein.

7. Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns über das Kontaktformular oder per E-Mail schreiben, verarbeiten wir Ihre Angaben zu Bearbeitung der Anfrage. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO. Die Daten werden gelöscht, sobald sie nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

8. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie ein Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO). Wenden Sie sich dazu an die im Impressum genannte Adresse.

Ihnen steht ferner ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu.

9. Datenschutzbeauftragter

Dirk Peter - info(at)dsb-eudsgvo.de

10. Stand

Diese Erklärung wird angepasst, wenn sich die Verarbeitung ändert. Stand: 13. August 2026